22 quy tắc ứng xử qua email hiệu quả

No comments

Người nhận sẽ dễ dàng liên lạc với bạn nếu có thông tin trong phần chữ ký, và bạn cũng có thể chèn tài khoản các mạng xã hội bạn có. Điều này giúp người

Bạn có lưu ý cách ứng xử của mình qua email? Hoặc bạn có làm đồng nghiệp hoặc đối tác khó chịu vì cách bạn viết email? Nếu bạn thường xuyên gặp vấn đề trong việc giao tiếp qua email thì hãy tham khảo thêm lời khuyên từ các chuyên gia nhé.

Trong thời đại internet, đôi khi bạn chỉ chú tâm vào việc nhấn nút “Reply”, trả lời email thật nhanh và bấm gửi đi mà không cân nhắc kỹ lưỡng về nội dung vừa viết ra. Nhiều chuyên gia cho rằng ứng xử qua email có thể ảnh hưởng rất nhiều đến uy tín của bạn trong công việc.
1. Chỉ trao đổi về những vấn đề công khai.
Nhiều email đề cập những việc cá nhân và sau đó có thể lan truyền trên internet. Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi trao đổi qua email nếu nội dung cần được thảo luận riêng.
2. Hãy nhớ giới thiệu một chút về bản thân.
Đừng cho rằng mọi người đều biết bạn là ai hoặc nhớ đã từng gặp bạn. Nếu như bạn không chắc là người nhận có thể nhớ ra bạn là ai hay không thì có thể nhắc lại một chút, nhưng tránh dài dòng lê thê.
3. Đừng gửi “những email giận dữ”.
Những email thông báo tin xấu, hủy dịch vụ, bày tỏ sự tức giận, chỉ trích hoặc đánh giá thấp một người nào đó đều là việc không nên làm. Nhiều người nghĩ rằng email được gửi ra theo cách thân mật nên dùng khá tùy tiện. Hãy luôn nhớ rằng những gì bạn viết ra sẽ khó mà xóa được.
4. Dùng dấu chấm than giãn cách trong email.
Bạn chỉ nên dùng duy nhất 01 dấu chấm than trong một email công việc. Nếu lạm dụng thì người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không chuyên nghiệp và tính tình giống trẻ con.
5. Hãy cẩn thận với các thông tin bảo mật và tránh thảo luận nhiều thông tin mật trong email, ví dụ như thông tin thuế TNCN hoặc những chi tiết quan trọng khi thương lượng hợp đồng. Nếu email bị gửi nhầm thì bạn sẽ gặp rắc rối to.
6. Trả lời email kịp thời.
Bạn không nhất thiết phải trả lời email cấp tốc ngay khi vừa nhận được. Tùy theo tính chất công việc và người gửi, bạn có thể trả lời trong khung thời gian từ 24-48 tiếng.
7. Tránh gửi email chỉ có 1 câu hay 1 dòng.
Nếu bạn không cần người nhận trả lời lại email thì có thể dùng “No Reply Necessary” trong phần đầu email.
8. Tránh dùng từ viết tắt, biểu cảm, tiếng lóng vì không phù hợp và không chuyên nghiệp trong ngữ cảnh công việc.
9. Trình bày email gọn gàng.
Người nhận sẽ khó chịu nếu như email không được điều chỉnh tương ứng, đặc biệt là đối với email đã trả lời qua lại quá nhiều lần sẽ có rất nhiều ký tự như >>>. Bạn nên xóa những nội dung và ký tự không cần thiết trước khi gửi đi.
10. Tiêu đề email rõ ràng, để người đọc có thể lọc email của bạn và đọc dễ dàng hơn trong vô số email nhận được hằng ngày.
11. Đừng để email của bạn rơi vào hộp thư rác (Spam) bằng cách tránh những dòng tiêu đề email in hoa hoặc in thường hoàn toàn, hoặc có đường dẫn hoặc nhiều dấu chấm than.
12. Tiêu đề email và nội dung cần tương thích nhau. Hãy thay đổi tiêu đề email khi bạn chuyển hướng sang chủ đề khác trên cùng một chuỗi email.
13. Lưu tâm khi bạn nhấn “reply all”.
Không nên bấm chức năng này nếu như có những người trong email không cần biết về vấn đề sẽ trao đổi.
14. Nhấc điện thoại lên nếu nội dung quá phức tạp và không thể diễn đạt hết qua email.
Thêm nữa, không nên dùng email cho những trường hợp hủy cuộc họp, phỏng vấn hay thông báo tin xấu. Nếu bạn chỉ cần trao đổi với một người thì nên gọi điện thoại, chỉ khi nào cần gửi thông điệp cho nhiều người thì hãy dùng email.
15. Đánh giá mức độ quan trọng của email.
Đừng lạm dụng tính năng “ưu tiên” (priority) vì mọi người sẽ không xem trọng email của bạn nữa. Bạn có thể dùng tiêu đề email chuẩn xác hơn để diễn đạt điều mình muốn nói.
16. Tôn trọng sự riêng tư.
Nếu như bạn gửi email cho một nhóm người và bạn cần phải giữ thông tin của họ riêng biệt thì bạn nên dùng tính năng “Bcc”. Tránh tiết lộ thông tin của người nhận cho một bên thứ ba nếu không cần thiết.
17. Viết email ngắn gọn súc tích để tránh làm người nhận bị rối.
Email dài tạo cảm giác ngán ngẩm cho người đọc và họ phải mất nhiều thời gian đọc nội dung bạn viết để hiểu được ý cần diễn đạt. Hãy viết rõ ràng và đi vào trọng tâm để mục đích email được truyền tải tối đa trong 2 câu.
18. Hiểu rõ người nhận.
Chào hỏi và kết thúc email cần phải tương xứng với cấp bậc và tính chất trang nghiêm cần có với người bạn gửi email. Tùy theo tính tình người nhận mà bạn cũng có thể điều chỉnh giọng văn cho phù hợp.
19. Luôn nhớ có chữ ký email.
Người nhận sẽ dễ dàng liên lạc với bạn nếu có thông tin trong phần chữ ký, và bạn cũng có thể chèn tài khoản các mạng xã hội bạn có. Điều này giúp người nhận biết thêm về bạn nếu như email của công ty bạn chưa thể hiện rõ về bạn hoặc công ty bạn.
20. Chỉ dùng email trả lời tự động khi cần thiết.
Nếu không những email như “Cảm ơn email của bạn. Tôi sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất” sẽ giống như người nhận đang bị dội bom email từ bạn. Hệ thống email của người nhận sẽ có thể liệt kê bạn thuộc danh sách email rác (spam).
21. Huấn luyện nhân viên của bạn.
Các cấp quản lý phải nên đào tạo nhân viên của mình trong việc giao tiếp qua email và đặt ra những tiêu chuẩn chuyên nghiệp mà toàn thể công ty cần phải tuân theo.
22. Email bạn gửi ra thể hiện tính cách của bạn và tạo dựng tên tuổi của bạn trong công việc.
Nếu như email của bạn rời rạc, không có trật tự và mắc nhiều lỗi, người nhận email có thể nghĩ rằng bạn là người cẩu thả và vô tổ chức.